Reisekostenabrechnung

Ist die Reisekostenabrechnung auch ein rotes Tuch für Sie ?

Nun ich bin ja nun schon einige Jahre "reisend" unterwegs und für mich ist es einfach unverständlich, wie sich eine Gesellschaft dieses Regelwerk länger gefallen lassen kann.

Aus meinem bisherigen Kampf weiß ich, dass es unmöglich ist eine "richtige" Abrechnung zu erstellen. Dazu ist die Materie einfach zu komplex und nicht durchschaubar.

Reisende Arbeitsnehmer

Es gibt die Leute, die reisen "müssen" aber eigentlich nicht wollen. Dieser Personenkreis würde am liebsten seine Regelarbeitszeit an einem Platz verbringen, die Stechuhr zweimal betätigen und fertig. Allenfalls die Fahrt zwischen Wohnhaus und Arbeitsplatz wird in der Lohnsteuererklärung geltend gemacht. Wenn man denn mal fahren muss, dann besorgt die Firma am besten auch die notwendigen Tickets und Schlafplätze. Aber unterm Strich "zahlt" der Arbeitsnehmer erst mal diese Ausgaben und muss Sie sich durch eine Reisekostenerklärung im nachhinein wieder holen. Die meisten Firmen strecken aber dieses Geld vor oder gewähren einen Reisekostenzuschuss.

Dieses Verfahren habe ich auch vier Jahre lang praktiziert und habe erkennen müssen, dass selbst bei einfachen Reisen meine ausgerechneten Werte nie mit den tatsächlich dann ausgezahlten Beträgen übereinstimmten. Warum machte ich mir eigentlich die Arbeit, wenn es die Reisekostenstelle eh immer besser weiß. Vielleicht braucht die Firma ja einen "Belegaufkleber".

Meist waren die Rückzahlungen sogar höher. Schön für mich, schade fürs Finanzamt, aber noch schlimmer für die Firma. Die aufgewendete Zeit war sicherer teuerer. Durchschaubar war das alles nicht.

Reisender Selbständiger

Mittlerweile gibt es keine Reisekostenstelle mehr, die mich zu meinen Gunsten korrigiert, aber dennoch muss ich auch meine Reisen "abrechnen". Und zwar mir selbst gegenüber. Ich habe mir das Leben schon vereinfacht, indem ich alle Ausgaben direkt auf die Firma laufen lasse, d.h. das Fahrzeug gehört der Firma, Versicherung, Unterhalt und Diesel gehen auch auf die Firma, als wären es normale Ausgaben mit dem passenden Mehrwertsteuersatz, der der Einfachheit halber ja auch den Rechnungen angegeben ist. Mit dem Fahrtenbuch kann ich private Fahrten problemlos in Kilometern ausdrücken und diese dann als "Privatentnahme" verbuchen. Genaugenommen schade ich mir damit eher, denn dank der Buchführung weiß ich genau, was das Auto pro Kilometer kostet und wenn ich das Auto "privat" hätte, würde ich an den Pauschalen sogar noch Plus machen. Nur wenn man soviel Kilometer im Auto unterwegs ist, wie ich, dann ist man nicht erpicht, auch noch in der Restzeit im Auto zu sitzen. Etwas Bewegung zu Fuß oder auf dem Rad (oder Skates) ist auch der Gesundheit förderlich. Daher ist der Anteil meist 0km. Davon kann auch der Finanzbeamte ein Lied singen, denn nach 10km ambitionierter Radfahrt sind die Briefe manchmal etwas verknittert oder der Ratsuchende müffelt etwas. Na ja so manche Dosierung von Haarspray und Parfüm lässt mir auch manchmal Tränen in die Augen treten :-).

Bahntickets und Hotels werden auch einfach "verbucht". Aber da bleiben dann immer noch "ungewissen" Posten genannt "Verpflegungspauschale". Da gibt es eigentlich ganz einfache Regeln: 0-8 Stunden gibt es nichts, 8-14 Stunden gibt es 10 DM, 14-24 Stunden gibt es dann 20 DM und bei mehrtägigen Reisen 46 DM. Soweit die Theorie, nur was ist mehrtägig ? Fahre ich morgens weg und kommen den Tag drauf abends an, dann könnte ich daraus 2x 14-24 machen und mit 40 DM "steuerfrei" abzweigen, oder mache ich besser 1x "mehrtägig" mit 46 DM draus ?

Und dann kommt da noch das Ausland dazu. Je nach Reisemittel und Reiseziel gelten andere Tagessätze und der Zeitpunkt des Grenzübertritts ist auch noch relevant. Und beim Flugzeug ist das dann der Flughafen ?.

Dann gibt es noch die Mehrwertsteuerberechung. Kennt man als "Normalbürger" noch die Sätze von 7% für Lebensmittel und Drucksachen etc und 15% für alles andere, dann haben sich die Beamten oder Volksvertreter was schönes ausgedacht. Die verschiedenen Sätze bei der Reisekostenabrechnung sind schon fast bösartig. Da sind die Kürzungen für Frühstück im Hotel etc noch leicht zu verstehen.

Ich weiß es gibt hierzu viele schlaue Bücher und auch diverse Software, und ich habe auch einige dabei ausprobiert. Aber mal im Ernst:

Was ist da der Antrieb für diese Regelung ?

Es geht ja letztlich darum, zum einen dem Arbeitnehmer die Kosten und Mehraufwendungen durch die Reise zu ersetzen und andererseits eine penible Kostenaufstellung durch Pauschalen abzugelten.

Allerdings müsste sich jeder mal fragen lassen, ob eine Reisetätigkeit nicht einfach zum Arbeitsleben dazugehört. Schließlich bekommt weder Landwirt, der im Sommer stundenlang auf dem Mähdrescher unterwegs ist, noch der Monteur oder Handwerker, der auf der Baustelle unterwegs ist, davon etwas mit.

Ich denke jeder, der einen Arbeitsweg einschlägt, weiß welche Anforderungen auf ihn zukommen und welche nicht. Und wer nun mal "reisend" unterwegs sein muss, kann dies ja an seinem Verdienst mit einrechnen. Überstunden etc werden ja sowieso berücksichtigt. Ich würde all diese Pauschalen einfach streichen. Es bleibt ja mir überlassen mich unterwegs "teuer" oder preiswert mit Nahrung zu versorgen. Einladungen von Geschäftspartnern wird man wie jede andere Firmenausgabe per Beleg abrechnen. Und muss ich ein "preiswertes" (selbstbezahltes) Essen in der Kantine eines Kunden auch wieder abziehen ? Genaugenommen müsste ich ja, da jede andere Arbeitnehmer dort sein Essen (abzüglich der steuerlichen Förderung von 1,50 DM, die sicher nicht den Aufwand wert ist) auch selbst bezahlen muss und keine "Reisekosten" bekommt. Das ist eigentlich ein Vorteil gegenüber jedem Arbeitnehmer. Billig essen und die höhere Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen. Vielleicht fangen irgendwann alle an, eine "Familienerziehungs-AG" daheim anzumelden und die Zeit auf der Arbeit (inkl. langer Anfahrtswege und Zeiten aus dem Umland einer Stadt) als tägliche Reise abzurechnen. Aber soviel Eigeninitiative ist ja verboten worden. Alle Unternehmungen, die keinen in fünf Jahren "messbaren" Gewinn abwerfen (und damit dem Finanzamt einen Erfolg bescheren) sind ja nicht erlaubt.

Ich will und kann meine Ideen nicht als Lösungen hinstellen, sondern maximal als Denkansätze, da ich die aktuelle Regelung als zu kompliziert ansehe und was nicht einfach verstanden werden kann, ist ein Quell der Unzufriedenheit, Abrechnungsbetrug und Mogeleien. Und letztlich kann man mit wenigen pragmatischen Ansätzen eine durchaus akzeptable Lösung schaffen.

Und damit würde auch die Verrechnung einige Sonderfälle erleichtert, z.B. wenn ich in einer fremden Stadt einfach über das Wochenende bleibe, weil eine Serverumstellung wieder mal Freitags bis in die Nacht gegangen ist und ich am Montag morgen früh vor Ort sein muss, falls was nicht geht. Also bin ich zumindest einen halben Samstag (nach dem Ausschlafen) und einen Sonntag in eine fremden Stadt mit Kosten für Hotel und Essen ohne Arbeit. Ist das dann Urlaub oder noch Dienstreise oder ?. Wer glaubt mir denn, dass ich liebe einen Tag unterwegs im Hotel verbringe als wie viele "Wochenendflieger" wegen 36 Stunden Familienanschluss nach Haus jette ?

Stellt euch vor all die damit gesparte Arbeitszeit bei den Mitarbeitern und die Kosten der Reisekostenstellen. Das sind Millionen die da gespart werden und die direkt an die Mitarbeiter und Aktionäre fließen könnten. Ganz ohne Verwaltung. und dieser "Gewinn" wird sicher auch zum Teil bei unserem Staat landen. Es ist alles nur ne Umverteilung aber mit der heutigen Regelung kann ich schwer leben, da ich entweder viel Zeit investierte, (in der ich besseres tun kann) oder mangels besserem Wissen eine nicht richtige Abrechnung mache. Aber daran habe ich mich schon gewöhnt, dass sich unser System zum Teil eben durch die "Strafen" finanziert, wenn Bürger gar nicht anders können, als falsche oder verspätete Angaben zu machen.

Aber "im großen" gesehen ist es denen, die was ändern könnten wohl gleichgültig, wie es denen "unten" geht. Wenn das mal nicht in Protestwahlen oder Auswanderungen ausschlägt.

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